Qu'est ce que le mobilier FF&E pour l'aménagement d'un hôtel?

Il est essentiel de comprendre ce que signifient les FF&E, Fixture, Furniture & Equipements. En effet, s'il ne représente généralement pas plus de 10/20% du budget global d'investissement, il représente néanmoins 100% de l'expérience et leur frontière est souvent poreuse avec d'autres lots de l'aménagement d'hôtels tels que l'agencement ou les OS&E. 

"La définition de FIGURZ
Les FF&E définissent traditionnellement tout ce qui tomberait si l'on retournait le bâtiment et qu'on le secouait fort (très fort)".

Que signifie FF&E ?

Quel que soit le type de projet que vous gérez - hôtellerie, immobilier commercial, logements privés - vous rencontrerez souvent ce terme : FF&E

Son budget doit être calculé d'urgence dans le processus car il englobe tous les biens meubles ou semi-mobiles qui n'ont pas de lien permanent avec la structure ou la construction. Pensez aux fauteuils, chaises, tables, canapés, têtes de lit, appliques, lustres, lampes, tapis, rideaux, miroirs, œuvres d'art...

Il s'agit de tout ce que deux personnes, équipées au maximum d'un tournevis, peuvent déplacer sans endommager ou modifier la surface à laquelle l'objet est fixé. 95 % des FF&E ont tendance à rester constants dans la plupart des projets. Les 5 % restants constituent la partie qui varie et donc la plus coûteuse.

Une idée très répandue est que l'architecte d'intérieur spécifie les FF&E, tandis que l'opérateur s'occupe des OS&E. En réalité, c'est beaucoup plus subtil.

En outre, les FF&E sont souvent utilisés comme variable d'ajustement pour le budget de construction ou d'agencement. Les OS&E jouent un rôle similaire par rapport aux FF&E. <br>Par conséquent, les éléments en fin de projets - comme les stylisme et les artworks - sont souvent sacrifiés en raison d'une sous-estimation précoce des besoins plus élémentaires en matière d'OS&E à l'instar des aspirateurs.

Les économistes savent comment estimer les coûts de construction hors FF&E/OS&E. C'est pourquoi, avant de lancer un projet, il est nécessaire de réaliser une estimation des FF&E, OS&E, FOH, BOH et demettre au point les limites de prestations, aussi, délicates qu'essentielles.

Qu'est-ce qui est inclus dans le FF&E ?

L'expression FF&E signifie Fixtures, Furniture, and Equipment. La limite de prestations varie d'un projet à l'autre et l'investisseur, comme l'architecte, doit garder à l'esprit qu'un bureau pour le personnel ou un meuble de rangement peuvent faire partie des FF&E quand bien même ils ne sont pas prescrits par l'architecte d'intérieur.<br>C'est lors de la défintiion des limites de prestatioons que l'on clarifie ce que l'on va inclure dans quel lot et qui va s'en charger. 

Les subtilités de la limite de prestations penuvent encore être illustrées par le fait que les architectes d'intérieur spécifient souvent des accessoires de salle de bains, faisant pourtant partie des OS&E. <br>De même que, si un lustre est prescrit par l'architecte, acheté par le coordonnateur FF&E, la conformité structurelle est coordonnée par le BET compétent, tandis que l'installation est faite par l'entreprise générale. Il n'est aps rare qu'une fois le lustre installé, toutes les parties concernées se demandent qui était chargé de l'achat et de l'installation des ampoules.

Les frontières sont donc relativement floues entre les FF&E, les travaux, les OS&E, le moblier sur mesure et l'agencement. En effet, la limite de implique une liste des éléments et, pour chacun d'eux, des interventions successives par différents acteurs du projet au compétences diversses.  

L'enjeu initial et primordial du projet est donc de s'accorder sur une même définition des termes et des rôles et avant de boucler le budget. On décide en toute logique de combien l'on va dépenser, après avoir déterminé si c'était pour des courses chez le primeur ou l'achet d'une voiture chez le concessionnaire.  

Pourquoi le FF&E est-il si important ?

Il est primordial d'anticiper les FF&E car  

• L'impact sur votre budget est considérable :
  Bien qu'il ne représente que 10 à 20 % du CAPEX, il fournit 100 % de l'expérience.

• Déterminent l'efficacité de l'exploitation :
  L'équipe technique de l'hôtel peut consacrer jusqu'à un tiers de son temps à la maintenance. Imaginez la masse salariale sur que ça donne sur 10 ans?

• Influence la perception de l'utilisateur :
  Les influenceurs sont plus susceptibles de commenter un fauteuil que la VMC. Les détails de conception déterminent la visibilité et les premières impressions.

• Déterminer la fonctionnalité de l'espace :
  Une fois de plus, bien qu'ils ne représentent que 10 à 20 % des dépenses d'investissement, les biens d'équipement contribuent directement à 100 % de l'espace générateur de revenus.

Le FF&E représente 10 à 20 % du CapEx, mais l'écart entre l'estimation initiale et le coût réel est rarement une simple approximation. La plupart des premiers budgets sont établis par des personnes dont ce n'est pas le métier : architectes et promoteurs estimant au doigt (très) mouillé ou avec des données plutôt périmées. Cette méconnaissance explique à elle seule une grande partie des dépassements qui explosent par la suite.

Pourquoi le chiffre est presque toujours erroné au début

Personne parmi les intervenants d'un projet type n'a vraiment intérêt à signaler qu'un budget FF&E est trop optimiste. L'architecte veut que son projet soit validé. L'AMO FF&E veut décrocher le mandat. Tout le monde profite, à court terme, du chiffre qui fait avancer le projet à l'étape suivante plutôt que du chiffre réellement exact qui froisse le client. Ajoutez le scope creep, la salle de bain standard qui devient discrètement une salle de bain spa et l'écart se creuse encore, décision après décision, sans que personne ne mente vraiment ni ne dise complètement la vérité.

C'est pourquoi le fait de déporter l'autorité et de s'en remettre à un chiffre indépendant, établi par une personne qui n'a rien à vendre par la suite change totalement la donne.

Votre budget FF&E comprend généralement

• Les coûts d'achat :
  Soumis à des procédures d'appel d'offres pour les articles sur mesure, et à des consultations plus simples pour les articles de catalogue et l'équipement d'exploitation et d'entretien qui sauf variantes sont commandés en conformité absolue avec la prescription.

• Les frais d'expédition :
  Très sensibles aux fluctuations causées par le contexte géopolitique - d'où l'importance de s'approvisionner le plus localement possible.

• Les frais d'installation :
  Variables en fonction de la stratégie d'installation : coactivité avec la construction en cours, contraintes d'entreposage, préparation du site, etc.

• Les provisions pour maintenance et imprévus :
  Indispensable pour couvrir les éventuelles hausses des coûts des matières premières ou les besoins spéciaux tels que les installations nocturnes.

Pourquoi le mobilier, l'équipement et les agencements ( FF&E intégrés trop tard ?

L'erreur la plus coûteuse n'est pas un mauvais chiffre, c'est le timing. Le FF&E est souvent intégré à la discussion après que l'entreprise de construction a déjà été désignée et le budget verrouillé. À ce stade, l'architecte a conçu le projet sans véritable cadre FF&E, dessinant en réalité à l'aveugle et le projet finit par nécessiter des passes de value engineering rien que pour récupérer un budget qui aurait dû être juste dès le départ. Les clients découvrent des coûts oubliés juste avant l'installation, et compensent en coupant dans le FF&E, les œuvres d'art ou le styling généralement au détriment de l'expérience client finale.

Obtenir une estimation FF&E indépendante avant que l'architecte soit briefé, avant que l'entreprise soit désignée, avant que le modèle financier soit verrouillé, est le seul changement qui évite la majorité de ces situations.

À quoi servent les FF&E ?

Maintenant que vous avez compris ce que signifie le terme FF&E, explorons ses applications dans différents secteurs d'activité :

Les FF&E dans le domaine de l'hotellerie

• Mobilier des chambres : Têtes de lit, tables de chevet, tapis, curatines, liseuses...

• Restaurant : tables, chaises, lustres, lampes sur pied...

• Mobilier du hall d'entrée : bureau, lampes...

• Zone personnel : bureaux, étagères de rangement...

Questions fréquemment posées sur le FF&E

Que signifie FF&E dans le domaine de la construction ?

Dans le domaine de la construction, les FF&E désignent le mobilier, les installations et les équipements mobiles qui seront installés dans un bâtiment une fois la construction achevée.

Quelle est la différence entre les FF&E et les OS&E ?

Alors que les FF&E couvrent le mobilier, les installations et les équipements, les OS&E (Operating Supplies and Equipment) font référence aux articles consommables et aux petits équipements utilisés dans les opérations quotidiennes.

Comment calculer le budget FF&E ?

Votre budget FF&E représente généralement 15 à 25 % du coût total de votre projet, ce pourcentage variant en fonction du type et de l'ampleur du projet. Vous pouvez estimer votre budget gratuitement en utilisant l'offre gratuite "Starter" de FIGURZ.

Quand faut-il commencer à planifier le FF&E ?

Commencez à planifier vos FF&E pendant la phase d'étude initiale, généralement 12 à 18 mois avant l'achèvement du projet.

Personne, dans un projet type, n'a d'intérêt structurel à obtenir un chiffre FF&E juste dès le départ, c'est exactement pour cette raison que Figurz a été conçu sans aucun enjeu dans l'issue du projet. 

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