Qu'est-ce que les FF&E, Fixture, Furniture et équipements ?

Il est essentiel de comprendre ce que signifient les FF&E, Fixture, Furniture & Equipements. En effet, s'il ne représente généralement pas plus de 10/20% du budget global d'investissement, il représente néanmoins 100% de l'expérience.

"La définition de FIGURZ
Les FF&E définissent traditionnellement tout ce qui tomberait si l'on retournait le bâtiment et qu'on le secouait fort (très fort)".

Que signifie FF&E ?

Quel que soit le type de projet que vous gérez - hôtellerie, immobilier commercial, logements privés - vous rencontrerez souvent ce terme : FF&E

Son budget doit être calculé d'urgence dans le processus car il englobe tous les biens meubles ou semi-mobiles qui n'ont pas de lien permanent avec la structure ou la construction. Pensez aux fauteuils, chaises, tables, canapés, têtes de lit, appliques, lustres, lampes, tapis, rideaux, miroirs, œuvres d'art...

Il s'agit de tout ce que deux personnes, équipées au maximum d'un tournevis, peuvent déplacer sans endommager ou modifier la surface à laquelle l'objet est fixé. 95 % des FF&E ont tendance à rester constants dans la plupart des projets. Les 5 % restants constituent la partie qui varie et donc la plus coûteuse.

Une idée très répandue est que l'architecte d'intérieur spécifie les FF&E, tandis que l'opérateur s'occupe des OS&E. En réalité, c'est beaucoup plus subtil.

En outre, les FF&E sont souvent utilisés comme variable d'ajustement pour le budget de construction ou d'agencement. Les OS&E jouent un rôle similaire par rapport aux FF&E. <br>Par conséquent, les éléments en fin de projets - comme les stylisme et les artworks - sont souvent sacrifiés en raison d'une sous-estimation précoce des besoins plus élémentaires en matière d'OS&E à l'instar des aspirateurs.

Les économistes savent comment estimer les coûts de construction hors FF&E/OS&E. C'est pourquoi, avant de lancer un projet, il est nécessaire de réaliser une estimation des FF&E, OS&E, FOH, BOH et demettre au point les limites de prestations, aussi, délicates qu'essentielles.

Qu'est-ce qui est inclus dans le FF&E ?

L'expression FF&E signifie Fixtures, Furniture, and Equipment. La limite de prestations varie d'un projet à l'autre et l'investisseur, comme l'architecte, doit garder à l'esprit qu'un bureau pour le personnel ou un meuble de rangement peuvent faire partie des FF&E quand bien même ils ne sont pas prescrits par l'architecte d'intérieur.<br>C'est lors de la défintiion des limites de prestatioons que l'on clarifie ce que l'on va inclure dans quel lot et qui va s'en charger. 

Les subtilités de la limite de prestations penuvent encore être illustrées par le fait que les architectes d'intérieur spécifient souvent des accessoires de salle de bains, faisant pourtant partie des OS&E. <br>De même que, si un lustre est prescrit par l'architecte, acheté par le coordonnateur FF&E, la conformité structurelle est coordonnée par le BET compétent, tandis que l'installation est faite par l'entreprise générale. Il n'est aps rare qu'une fois le lustre installé, toutes les parties concernées se demandent qui était chargé de l'achat et de l'installation des ampoules.

Les frontières sont donc relativement floues entre les FF&E, les travaux, les OS&E, le moblier sur mesure et l'agencement. En effet, la limite de implique une liste des éléments et, pour chacun d'eux, des interventions successives par différents acteurs du projet au compétences diversses.  

L'enjeu initial et primordial du projet est donc de s'accorder sur une même définition des termes et des rôles et avant de boucler le budget. On décide en toute logique de combien l'on va dépenser, après avoir déterminé si c'était pour des courses chez le primeur ou l'achet d'une voiture chez le concessionnaire.  

FIGURZ vous permet de d'obtenir une première estimation budgétaire gratuite en moins d'une minute en entrant simplement des informations clés telles que le nombre de chambres, le pays et la date d'ouverture. FIGURZ est votre partenaire privilégié en matière d'outils et de conseils pour lancer vos projets.

Pourquoi le FF&E est-il si important ?

Il est primordial d'anticiper les FF&E car  

• L'impact sur votre budget est considérable :
  Bien qu'il ne représente que 10 à 20 % du CAPEX, il fournit 100 % de l'expérience.

• Déterminent l'efficacité de l'exploitation :
  L'équipe technique de l'hôtel peut consacrer jusqu'à un tiers de son temps à la maintenance. Imaginez la masse salariale sur que ça donne sur 10 ans?

• Influence la perception de l'utilisateur :
  Les influenceurs sont plus susceptibles de commenter un fauteuil que la VMC. Les détails de conception déterminent la visibilité et les premières impressions.

• Déterminer la fonctionnalité de l'espace :
  Une fois de plus, bien qu'ils ne représentent que 10 à 20 % des dépenses d'investissement, les biens d'équipement contribuent directement à 100 % de l'espace générateur de revenus.

Élaboration du budget FF&E

Votre budget FF&E comprend généralement

• Les coûts d'achat :
  Soumis à des procédures d'appel d'offres pour les articles sur mesure, et à des consultations plus simples pour les articles de catalogue et l'équipement d'exploitation et d'entretien qui sauf variantes sont commandés en conformité absolue avec la prescription.

• Les frais d'expédition :
  Très sensibles aux fluctuations causées par le contexte géopolitique - d'où l'importance de s'approvisionner le plus localement possible.

• Les frais d'installation :
  Variables en fonction de la stratégie d'installation : coactivité avec la construction en cours, contraintes d'entreposage, préparation du site, etc.

• Les provisions pour maintenance et imprévus :
  Indispensable pour couvrir les éventuelles hausses des coûts des matières premières ou les besoins spéciaux tels que les installations nocturnes.

Comment gérer votre projet FF&E

Après avoir compris ce que signifie le terme FF&E, l'étape suivante consiste à définir un budget approprié. Il est impossible de décorreller tiatelement le budget FF&E des budgets OS&E, BOH et logistique. La mauvaise prévision de l'un entraine automatiquement la dégradation de l'autre

L'objectif est de s'assurer qu'aucun de ces éléments n'est oublié ou sous-estimé. En effet, à moins de refinancier le projet, l'innvestisseur n'a d'autre alternative pour couvrire les oublis que d'allouer moins aux prescriptions déjà réalisées.  

Il est fréquent que les clients découvrent, juste avant l'installation, des coûts substantiels qui n'avaient pas été pris en compte tels que les ampoules ou des équipements de BOH. L'unique soupape à ce moment là est de réduire la voilure sur le stylisme et les artwork ultimes dépenses du projet, sans lesquels le meilleur projet architectural reste sans vie.

1. Phase de planification

• Définition du budget avec FIGURZ

• Définition des spécifications en fonction du budget

• Créer des calendriers basés sur les résultats de FIGURZ

• Identifier les parties prenantes

Phase d'attribution des marchés

• Sourcer de nouveaux fournisseurs

• Indiquer le budget cible au fournisseur et aux sous-traitants

• Comparer les devis

• Négocier les conditions

• Effectuer des commandes

Phase d'armement

• Coordonner les livraisons

• Gérer l'installation

• Effectuer des inspections

• Gérer l'afflux de documents

Obstacles fréquents liés aux FF&E

Lorsque vous travaillez sur les FF&E, vous pouvez être confronté(e) à ce type de challenge :

Défis budgétaires

• Dépassements de coûts

• Dépenses cachées

• Fluctuations du marché

• Mauvaise clarification de la limite de prestations

Problèmes de calendrier

• Retards de livraison

• Complications pour l'installation

• Problèmes de coordination

• Problèmes de stockage

Bonnes pratiques en matière de FF&E

Suivez ces bonnes pratiques pour gérer efficacement vos FF&E :

Quelques une des meilleures pratiques pour le planning

1. S'y prendre à l'avance

2. Tout documenter

3. Prévoir les éventuels contre-temps

4. Faire preuve de flexibilité

Mise en place d'un guide des bonnes pratiques

1. Utiliser des outils de gestion de projet

2. Contrôler régulièrement les progrès réalisés

3. Maintenir une communication claire

4. Modifications du document

Les futurs tendances dans le domaine du FF&E

Gardez une longueur d'avance grâce à ces nouvelles tendances en matière de FF&E :

Intégration de la technologie

• Systèmes d'inventaire numérique

• Optimisation du planning grace à l'IA

• Visualisation grace à la réalité virtuelle

• Suivi automatisé

Développement durable

• Matériaux écologiques

• Équipements à haut rendement énergétique

• Approvisionnement durable

• Principes de l'économie circulaire

À quoi servent les FF&E ?

Maintenant que vous avez compris ce que signifie le terme FF&E, explorons ses applications dans différents secteurs d'activité :

Les FF&E dans le domaine de l'hotellerie

• Mobilier des chambres : Têtes de lit, tables de chevet, tapis, curatines, liseuses...

• Restaurant : tables, chaises, lustres, lampes sur pied...

• Mobilier du hall d'entrée : bureau, lampes...

• Zone personnel : bureaux, étagères de rangement...

Les FF&E dans le domaine de la vente 

• Mobilier de bureau

• Équipement professionnel

• Mobilier de salles de réunion

• Equipement de la salle de pause personnel prescrit par l'architecte

Les FF&E dans le domaine des soins de santé

• Matériel médical

• Mobilier des chambres de soin

• Mobilier de bureau

• Mobilier pour la salle d'attente

Questions fréquemment posées sur le FF&E

Que signifie FF&E dans le domaine de la construction ?

Dans le domaine de la construction, les FF&E désignent le mobilier, les installations et les équipements mobiles qui seront installés dans un bâtiment une fois la construction achevée.

Quelle est la différence entre les FF&E et les OS&E ?

Alors que les FF&E couvrent le mobilier, les installations et les équipements, les OS&E (Operating Supplies and Equipment) font référence aux articles consommables et aux petits équipements utilisés dans les opérations quotidiennes.

Comment calculer le budget FF&E ?

Votre budget FF&E représente généralement 15 à 25 % du coût total de votre projet, ce pourcentage variant en fonction du type et de l'ampleur du projet. Vous pouvez estimer votre budget gratuitement en utilisant l'offre gratuite "Starter" de FIGURZ.

Quand faut-il commencer à planifier le FF&E ?

Commencez à planifier vos FF&E pendant la phase d'étude initiale, généralement 12 à 18 mois avant l'achèvement du projet.