Qu'est-ce que l'OS&E ? Manuel sur les produits et équipements d'exploitation dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration.
Toujours sous-estimée, l'importance de l'OS&E échappe à de nombreux investisseurs et hôteliers. Découvrons ce qui se cache derrière cet acronyme obscur !
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Qu'est-ce que l'OS&E ?
L'abréviation OS&E signifie Operating Supplies and Equipment. Il s'agit de tous les articles dont un hôtel ou un établissement recevant du public a besoin quotidiennement pour fonctionner et apporter du confort à ses usagers. Contrairement aux FF&E, qui comprennent le mobilier, les luminaires et les éléments prescrits par l’architecte, les OS&E couvrent des articles souhaités par l’opérateur parfois plus petits, néanmoins plus nombreux et essentiels afin de proposer une expérience unique à la clientèle. Sans l’OS&E, on dine sur la table, oui, mais avec les mains.
Quelle est la différence entre les FF&E et les OS&E?
Si les FF&E et OS&E sont tous deux des catégories essentielles pour un hôtel ou un restaurant, ils remplissent des fonctions distinctes :
Les FF&E (Furniture, Fixtures, and Equipment) sont des éléments fixes ou semi-permanents plutôt de grande taille, comme les lits, les bureaux, les chaises, les éclairages, etc. Il s'agit d'actifs importants qui restent généralement en place pendant de longues périodes. Ils sont majoritairement inclus dans le budget d’investissement (CAPEX) et donc bénéficie d’une période d’amortissement comptable plus longue.
Les OS&E, quant à eux, comprennent les petits articles nécessaires à l’exploitation, tels que les ustensiles de cuisine, les uniformes, le matériel et les produits de nettoyage, le matériel de bureau ou encore la verrerie. Le matériel opérationnel est inclus dans le budget de l’exploitant de l’hôtel (OPEX), c’est lui qui établit la liste des besoins et les quantités souhaitées.
Comprendre la différence entre les FF&E et l'OS&E aide à budgétiser et à planifier un projet hôtelier, en veillant à ce que tous les aspects soient couverts et alloués de manière appropriée.
Quels sont les principaux éléments OS&E ?
Le matériel OS&E peut être divisé en plusieurs catégories, en fonction des besoins de l'hôtel ou du lieu. Voici quelques exemples courants d'OS&E :
Matériel dans les chambres d'hôtel : coussins, couettes, matelas, corbeille à papier, bouilloire, machine à café, plateau de courtoisie, vaisselle en chambre, cintres ou encore sèche-cheveux…
Matériel de restauration (F&B) : couverts, assiettes, verrerie, équipement et ustensiles de bar, réhausse des buffets, racks pour la plonge ou encore les plateaux de service…
Matériel du Housekeeping: lavettes, aspirateurs, serpillières, balais, monobrosses, équipements pour bébés, chariots à linge pour le service de chambre.
Matériel et équipements de cuisine : casseroles, poêles, couteaux et autres ustensiles de cuisine, également les petits appareils comme les mixeurs ou machines sous-vide mobiles ou encore les micro-ondes.
Équipement du back of house : rayonnages, bureaux du personnel, mobiliers de la cantine personnelle ou encore fournitures de bureau (agrafeuses, plastifieuses, tableau blanc).
Matériel de maintenance : Outils, rallonges électriques, perceuses, furets, ou encore les équipements de balisage.
Quelle est l'importance de l'OS&E pour les projets hôteliers ?
L'OS&E est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement à toute heure du jour et de la nuit. Une planification et une budgétisation adéquates de l'OS&E permet à l'hôtel d'offrir une expérience de grande qualité à ses clients et de permettre aux équipes opérationnelles d’être efficace dès le premier jour. Sans OS&E, même l'hôtel le mieux conçu ne peut pas accueillir de clients.
Par exemple, une chambre d'hôtel entièrement meublée et dépourvue de matelas ou d'accessoires de salle de bain est incomplète et inutilisable.
Comment planifier et budgéter l'OS&E
Lors d’étude d'un nouveau projet hôtelier ou de la rénovation d'un hôtel existant, il est essentiel d'allouer un budget spécifique aux OS&E. Voici quelques points à prendre en compte :
1. Poser des questions et comprendre les besoins
Poser des questions et découvrir les besoins sont des points essentiels pour composer un budget qualitatif. Il faut également passer du temps à étudier les plans de l’établissement et les FF&E prévus afin de rechercher des produits cohérents (si table de repas de diamètre 80 cm, on préconise de ne pas chercher des planches à partager de 100 cm)
2. Dressez un inventaire détaillé
Dressez la liste de tous les articles nécessaires dans chaque secteur de l'hôtel, des chambres aux restaurants, en passant par les cuisines et le back-office. Répartissez la liste par catégorie pour vous assurer de ne rien oublier.
3. Travailler avec les bons partenaires
Faites appel à des prestataires de confiance spécialisés dans les OS&E dans l'industrie hôtelière. Ils peuvent fournir des informations précieuses sur les types et les quantités d'articles nécessaires en fonction de la taille de l'hôtel et de sa position sur le marché.
4. Surveiller les coûts de près
Les OS&E peuvent représenter une part importante du budget global d'un projet hôtelier. Choix d’un matériel non reconduit par le fournisseur, matériel trop fragile, ou encore acheté à l’autre bout du monde, en gérant soigneusement la sélection, vous pouvez éviter les dépassements budgétaires et les retards potentiels.
5. Tenez compte des remplacements
De nombreux articles OS&E s'usent avec le temps, comme la literie ou les ustensiles de cuisine. Il est essentiel d'inclure les coûts de remplacement dans votre planification et dans les budgets annuels. L’inventaire du matériel est un passage obligatoire à faire chaque année pour constater la casse et d’éventuels cas de vol.
Pourquoi l'OS&E est-elle cruciale pour l'ouverture d'un hôtel ?
Il est essentiel que le matériel d'exploitation soit prêt et en place avant la date d'ouverture d'un hôtel. Le personnel doit avoir été formé à l’utilisation des équipements les plus complexes. Tout retard dans l'approvisionnement ou l'installation de l'équipement d'exploitation peut repousser l'ouverture et avoir un effet domino sur les réservations et le chiffre d'affaires. Travailler avec des spécialistes expérimentés de l'OS&E garantit une livraison et une installation en temps voulu, ce qui permet un lancement : en douceur.
Étonnamment, il n’est pas rare de voir un projet traiter les sujets depuis le plus massif (travaux) vers le plus fonctionnel, néanmoins, il est vital pour votre projet de ne pas gérer ces derniers à la fin car certains produits peuvent nécessiter de la personnalisation et donc un temps de développement important.
Également, faire livrer la caisse à outil du directeur technique comme une multitude d’autres produits, la veille de l’ouverture sans collaborer avec les services ressources humaines de l’établissement, revient à employer des gens à rien faire.
Dernières réflexions...
Il est essentiel de comprendre le rôle des OS&E dans un établissement et le fonctionnement lié à l’approvisionnement pour créer des espaces ou le staff pourra exprimer toute ses compétences. Les projets devenant de plus en plus complexes, on ne saurait également trop insister sur l'importance d'une planification, d'une budgétisation et d'une gestion des fournisseurs coordonnées avec l'acquisition des FF&E.
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