Comment le logiciel FF&E est la clé de la réussite d'un projet d'hôtellerie et de restauration

Le marché FF&E a connu une croissance significative ces dernières années. Des outils tels que Fohlio, Omi et d’autres offrent aux équipes d’approvisionnement des plateformes centralisées permettant de gérer les cahiers des charges, les bons de commande, les relations avec les fournisseurs et le suivi des livraisons. Ils sont véritablement utiles… pour les projets dont les responsables savent exactement ce qu’ils achètent et quel en est le coût.

Le problème réside dans l'ordre des choses. La plupart des équipes se tournent vers des logiciels de gestion des achats avant même de disposer d'un budget fiable. Or, une plateforme de gestion des achats reposant sur un budget peu fiable est le moyen le plus sûr de se tromper dans les chiffres.

Cet article explique en quoi consiste FF&E , à quelle étape du calendrier du projet il intervient, et pourquoi l'étape qui le précède — l'estimation budgétaire indépendante — est celle que la plupart des projets hôteliers et résidentiels ont tendance à négliger.

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À quoi sert réellement FF&E ) ?

Le logiciel FF&E est conçu pour gérer la complexité opérationnelle d'un FF&E de grande envergure. Ses principales fonctionnalités sont les suivantes : centralisation des cahiers des charges et des données produits, suivi des bons de commande et des échanges avec les fournisseurs, gestion des calendriers de livraison en fonction du calendrier de construction, et établissement de rapports budgétaires par rapport aux dépenses engagées.

Il s'agit là de véritables problèmes auxquels sont confrontés des projets concrets. L'ouverture d'un hôtel de 200 chambres peut mobiliser entre 150 et 300 fournisseurs, impliquer des milliers de lignes de commande et nécessiter un délai d'approvisionnement de 12 à 18 mois. La gestion d'un tel volume d'informations à l'aide de tableurs et d'échanges d'e-mails représente un réel risque opérationnel. Les logiciels d'approvisionnement réduisent ce risque en centralisant les données et en automatisant les flux de travail.

Ce qu’un logiciel de gestion des achats ne fait pas, c’est vous indiquer le prix que devraient coûter les articles avant que vous ne commenciez. Il permet de suivre vos dépenses. Il ne vous dit pas si ces dépenses sont justifiées.

La lacune que les logiciels de gestion des achats ne comblent pas

Tout processus FF&E commence par un budget. Ce budget est soit fiable, soit il ne l’est pas. S’il est fiable — c’est-à-dire établi à partir des paramètres réels du projet, par une source n’ayant aucun intérêt dans le résultat —, un logiciel d’approvisionnement vous aide à mener à bien le projet en respectant ce budget. S’il n’est pas fiable — c’est-à-dire établi à partir d’une règle empirique, d’un chiffre emprunté ou d’une estimation dont quelqu’un avait besoin pour que l’étude de faisabilité soit viable —, un logiciel d’approvisionnement vous aide à mener à bien le projet en vous basant sur un objectif erroné.

La lacune que les logiciels de gestion des achats ne comblent pas est celle qui existe entre ce que devrait coûter un projet et ce que quelqu’un affirme qu’il coûtera. Cette lacune est structurelle : les personnes qui établissent FF&E premiers FF&E dans un contexte concurrentiel — agents d’achat, architectes d’intérieur, promoteurs — ont des motivations qui ne vont pas toujours de pair avec la production de chiffres précis. Un agent qui souhaite remporter un mandat a tout intérêt à proposer un chiffre qui lui permettra de l’obtenir. Un promoteur qui souhaite que le projet aboutisse a tout intérêt à présenter un chiffre qui rende le projet viable.

Pris isolément, aucun de ces deux éléments n'est malhonnête. Le problème est systémique : en l'absence d'un point de référence indépendant, il est impossible de savoir si le chiffre qui vous a été communiqué reflète la réalité ou s'il traduit l'intérêt de quelqu'un pour un résultat particulier.

Pourquoi l'estimation indépendante précède le logiciel de gestion des achats

La bonne séquence pour un FF&E est la suivante : d'abord une estimation indépendante, puis un logiciel de gestion des achats.

Cette estimation indépendante vous fournit un budget que personne n’avait de raison de fausser : un chiffre établi à partir des paramètres de votre projet par une source n’ayant aucun intérêt financier dans le résultat. Elle vous indique le coût prévisionnel OS&E votre OS&E FF&E OS&E avant que quiconque n’ait été désigné, avant l’attribution d’un mandat et avant toute décision d’achat.

Une fois ce chiffre en main, les logiciels d'approvisionnement deviennent véritablement utiles. Vous connaissez le budget dont vous disposez. Vous pouvez évaluer les devis des fournisseurs par rapport à une référence fiable. Vous pouvez déterminer très tôt dans le processus si le cahier des charges est en adéquation avec le budget — plutôt que de constater ce décalage six mois avant l'ouverture des offres, alors que les possibilités de correction sont coûteuses et limitées.

Sauter l'étape de l'estimation et passer directement à un logiciel de gestion des achats revient à lancer le processus opérationnel sans disposer d'une base financière fiable. Le logiciel assurera un suivi efficace de vos dépenses. Il ne vous signalera pas que vous dépensez en vue d'atteindre un objectif erroné.

Les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel FF&E )

Une fois que vous disposez d'une estimation indépendante fiable, le choix du logiciel de gestion des achats dépend de l'ampleur et de la complexité de votre projet.

Pour les grands projets hôteliers — 100 chambres et plus, plusieurs F&B , approvisionnement international —, il est justifié de recourir à une plateforme d’approvisionnement complète intégrant les fournisseurs, le suivi des commandes et la gestion des livraisons. La complexité opérationnelle est bien réelle et le coût d’une mauvaise gestion est élevé.

Pour les projets de moindre envergure — hôtels de charme, logements haut de gamme, investissements dans la location meublée —, une plateforme d’approvisionnement complète peut s’avérer plus lourde que ne l’exige le projet. Un tableur bien structuré, associé à une estimation budgétaire fiable réalisée par un tiers indépendant, permet de répondre à la plupart des besoins opérationnels sans les coûts liés à une plateforme spécialisée.

La question essentielle n'est pas de savoir quel logiciel utiliser, mais si le budget que ce logiciel permet de suivre est un chiffre auquel vous pouvez vous fier.

Définir correctement le budget avant le lancement du logiciel

Figurz n'est pas un logiciel de gestion des achats. Il ne gère pas les bons de commande, ne suit pas les livraisons et ne communique pas avec les fournisseurs. Son rôle est d'établir le budget qui précède toutes ces étapes : une OS&E indépendante FF&E OS&E , élaborée à partir des paramètres de votre projet, sans aucun conflit d'intérêts quant au résultat.

L'estimation repose sur quatre données d'entrée : le nombre de chambres, la composition des chambres, la catégorie de l'hôtel ou le niveau de spécification, et la date d'ouverture. Le résultat est une ventilation du budget par domaine et par catégorie, calibrée par rapport à des références réelles de projets, disponible en moins d'une minute.

Utilisez-le avant de désigner un responsable des achats. Avant de donner vos instructions à un architecte d'intérieur. Avant de saisir le moindre chiffre sur une plateforme d'approvisionnement. Le budget dont vous disposez au départ est celui que vous devrez gérer — et le définir correctement dès le début est la décision la plus rentable que vous prendrez dans le cadre de ce projet.

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