Que sont les OS&E ? Guide consacré au matériel opérationnel en hôtellerie restauration.
OS&E signifie « Operating Suppies and Equipements ; il s’agit de tous les articles dont un hôtel ou un établissement hôtelier a besoin au quotidien pour fonctionner. Contrairement aux FF&E, qui désignent le mobilier et les éléments de design spécifiés par l’architecte, les OS&E sont sélectionnés par l’exploitant. En bref, sans les OS&E, vous pourriez bien dîner à table, mais avec vos mains, ou dormir dans une chambre mais par terre.
Pourquoi une mauvaise estimation des coûts d'OS&E peut planter votre ouverture
Pour les OS&E on alloue rarement une ligne budgétaire spécifique au stade de l’étude de faisabilité. Par méconnaissance, on leur attribue ce qui reste après les FF&E et la construction, d'autant que les personnes les mieux placées pour les spécifier correctement, le housekeeping, le chef, le directeur technique, ne sont pas encore embauchées. A leur arrivée, soit des mois après la clôture du prévisionnel, l’ OS&E a déjà été sous-estimée par des personnes qui n’ont jamais dirigé d’hôtel. Résultat : des budgets qui présentent un écart de 30 % ou plus, découverts à la veille de la commission de sécurité peuvent mettre l'ouverture en péril.
C’est précisément pour cette raison que Figurz a mis au point un outil de calcul gratuit qui décompose en quelques secondes vos budgets FF&E, OS&E, BOH et logistique à partir des mêmes paramètres de projet, avant que les uns soient les variables d'ajustement des autres. Les exploitants qui planifient dès le premier jour les OS&E et le back-of-house évitent ainsi les négociations de dernière minute et les dépassements budgétaires à la veille de l’ouverture. Un mauvais budget OS&E peut réduire à néant tous les efforts fournis lors des phases précédentes.
Quelle est la différence entre les FF&E et les OS&E?
Si les sites FF&E et OS&E sont tous deux aussi essentiels que les murs d'un hôtel ou d'un restaurant, ils ont toutefois des fonctions différentes :
FF&E (Mobilier, agencements et équipements) : cette catégorie comprend les éléments de grande taille, fixes ou semi-permanents, tels que les lits, les bureaux, les chaises, les luminaires, etc. Ces éléments sont considérés comme des actifs à long terme et sont généralement intégrés au budget CAPEX (dépenses d'investissement), bénéficiant ainsi d'un amortissement comptable étendu.
OS&E, en revanche, comprend des articles opérationnels courants de moindre importance, tels que les ustensiles de cuisine, les uniformes, le matériel de nettoyage, les fournitures de bureau ou la verrerie. Ces articles relèvent généralement du budget OPEX (dépenses opérationnelles) et sont le plus souvent choisis par le gestionnaire de l'hôtel en fonction des besoins spécifiques et de l'utilisation de l'établissement.
Comprendre la différence entre les FF&E et l'OS&E aide à budgétiser et à planifier un projet hôtelier, en veillant à ce que tous les aspects soient couverts et alloués de manière appropriée.
Quels sont les principaux éléments OS&E ?
Le matériel OS&E peut être divisé en plusieurs catégories, en fonction des besoins de l'hôtel ou du lieu. Voici quelques exemples courants d'OS&E :
Matériel dans les chambres d'hôtel : coussins, couettes, matelas, corbeille à papier, bouilloire, machine à café, plateau de courtoisie, vaisselle en chambre, cintres ou encore sèche-cheveux…
Matériel de restauration (F&B) : couverts, assiettes, verrerie, équipement et ustensiles de bar, réhausse des buffets, racks pour la plonge ou encore les plateaux de service…
Matériel du Housekeeping: lavettes, aspirateurs, serpillières, balais, monobrosses, équipements pour bébés, chariots à linge pour le service de chambre.
Matériel et équipements de cuisine : casseroles, poêles, couteaux et autres ustensiles de cuisine, également les petits appareils comme les mixeurs ou machines sous-vide mobiles ou encore les micro-ondes.
Équipement du back of house : rayonnages, bureaux du personnel, mobiliers de la cantine personnelle ou encore fournitures de bureau (agrafeuses, plastifieuses, tableau blanc).
Matériel de maintenance : Outils, rallonges électriques, perceuses, furets, ou encore les équipements de balisage.
Quelle est l'importance de l'OS&E pour les projets hôteliers ?
L'OS&E est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement à toute heure du jour et de la nuit. Une planification et une budgétisation adéquates de l'OS&E permet à l'hôtel d'offrir une expérience de grande qualité à ses clients et de permettre aux équipes opérationnelles d’être efficace dès le premier jour. Sans OS&E, même l'hôtel le mieux conçu ne peut pas accueillir de clients.
Par exemple, une chambre d'hôtel entièrement meublée et dépourvue de matelas ou d'accessoires de salle de bain est incomplète et inutilisable.
Pourquoi OS&E les reliquats budgétaires
Ce n’est pas un hasard de planification. C’est un problème de chronologie : FF&E est défini par l’architecte d’intérieur des mois avant même que OS&E ne soit abordé ; ainsi, lorsque quelqu’un se demande ce dont la cuisine a réellement besoin pour ouvrir, le budget a déjà été dépensé ailleurs. Les égouttoirs à vaisselle, les aspirateurs, les uniformes du personnel… Aucun de ces éléments n’est suffisamment prestigieux pour qu’on se batte pour leur allocation dès le début, alors ils sont casés à la va-vite plus tard, généralement au pire moment possible.
La solution n'est pas une meilleure gestion des stocks à la fin. C'est de budgétiser l'OS&E à partir des mêmes paramètres de projet que le FF&E, en même temps, avant que l'un ou l'autre chiffre ne soit verrouillé.
Pourquoi l'OS&E est-elle cruciale pour l'ouverture d'un hôtel ?
Tout le matériel d'exploitation doit être livré et prêt avant l'ouverture de l'hôtel. Le personnel doit avoir été formé au préalable à l'utilisation des équipements les plus complexes. Tout retard dans l'OS&E , l'approvisionnement ou l'installation peut repousser la date d'ouverture et avoir un impact négatif sur les réservations et le chiffre d'affaires. Faire appel à des professionnels expérimentés de l'OS&E garantit une livraison dans les délais et un lancement sans heurts.
Étonnamment, de nombreux projets ont tendance à privilégier la vision d'ensemble (la construction) avant de s'attaquer aux détails opérationnels — or, gérer l'OS&E e à un stade avancé du projet comporte des risques. Certains produits nécessitent une personnalisation et des délais de livraison longs.
De plus, livrer des articles indispensables, comme la boîte à outils de l'équipe de maintenance, la veille de l'ouverture — sans coordination avec le service des ressources humaines — revient à embaucher du personnel pour ne rien faire.
Quelles sont les conséquences pour votre budget ?
La vérité inconfortable sur l'OS&E, c'est que personne en amont n'a intérêt à protéger son budget. L'architecte n'est pas évalué là-dessus. Le fournisseur FF&E ne le vend pas. L'investisseur ne le voit pas avant que les chiffres ne collent plus. Obtenir une estimation FF&E et OS&E indépendante en même temps, à partir des mêmes paramètres de projet, est le seul moyen d'empêcher l'OS&E de devenir la ligne qui paie pour l'optimisme de tous les autres.
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